(14) Abschlagszahlungen (auch für Pauschalpositionen) dürfen nur in Höhe des Wertes der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistung geleistet werden (siehe Abschnitt 3.1 „Bauüberwachung" Nr. (11) und § 16 Abs. 1, Nr. 1, Satz 1 VOB/B).
(15) Vorauszahlungen dürfen nur geleistet werden, wenn eine Vereinbarung nach § 16 Abs. 2 VOB/B vorliegt (siehe Abschnitt 3.7 Nr. (4).
(16) Bei Abschlagszahlungen für auf der Baustelle angelieferte, aber noch nicht eingebaute Stoffe und Bauteile ist vom Auftragnehmer besondere Sicherheit durch Bürgschaft oder in anderer Weise zu verlangen. Für diese Abschlags- zahlungen sind vom Auftragnehmer Aufstellungen zu verlangen, aus denen Menge, Wert und Zeitpunkt der Anlieferung oder der Bereitstellung der zur Ausführung der Leistungen benötigten Stoffe und Bauteile unter Berücksichtigung der Grundsätze wirtschaftlicher Betriebsführung hervorgehen. Abschlagszahlungen für Teile von Kunstbauten sind ohne besondere Sicherheit zu leisten.
(17) Bei der Gewährung von Abschlagszahlungen für vertragsgemäße Leistungen ist der Wert für Stoffe und Bauteile, für die Abschlagszahlungen nach Nr. (16) geleistet worden sind, anteilig zu berücksichtigen.
(18) Wird eine Überzahlung festgestellt, ist der überzahlte Betrag umgehend, ggf. unter Berücksichtigung des durch die Überzahlung entstandenen Zinsvorteils für den Zahlungsempfänger, zurückzufordern.
(19) Es ist sicherzustellen, dass alle Zahlungen an im Ausland ansässige Auftragnehmer nach § 13 b UStG ohne den darauf entfallenden Umsatzsteuer-Betrag geleistet werden; dieser ist vom Auftraggeber gemäß BMF-Schreiben vom 5.12.2001, BStBl. I 2001, S. 1013 (siehe Anhang) direkt an das für die Baudienststelle zuständige Finanzamt abzuführen.
(20) Der bei der Prüfung der Schlussrechnung festgestellte Betrag der Schlusszahlung ist dem Auftragnehmer – gleichzeitig mit dem Abgang der Auszahlungsanordnung an die Kasse – mit Vordruck HVA B-StB „Schlusszahlung" mitzuteilen.
(21) Unterlagen für die Rechnungslegung sind alle Unterlagen, die für die Rechnungsprüfung als Nachweis für die ordnungsgemäße Haushalts- und Wirtschaftsführung benötigt werden. Sie sind begründende Unterlagen im Sinne der jeweils geltenden Haushaltsordnungen und als solche zu behandeln sowie sicher und ge-ordnet aufzubewahren.
(22) Die Unterlagen sind so übersichtlich und nachvollziehbar zu ordnen und zu strukturieren, dass eine Rechnungs- prüfung ohne Rückfragen möglich ist. Der ausgefüllte Vordruck HVA B-StB „Unterlagen für die Rechnungslegung" ist vorzuheften.
(23) Für jeden im Bereich des Bundesfernstraßenbaus abgeschlossenen Bauvertrag mit einer Auftragssumme > 12.500 € (brutto) ist eine Liste aller Rechnungen und Zahlungen zu führen. Hierin sind das Datum und die Höhe der Rechnungen sowie Datum und Höhe der Zahlungen aufzuführen.
(24) Zusätzlich ist für jede im Straßenbauplan (Anlage zum Haushaltsplan) einzeln veranschlagte Maßnahme für die Rechnungsprüfung eine Liste aller Verträge und Bestellscheine zu führen. Diese muss u.a. die Auftrags (Vertrags-)- bzw. Bestellscheinnummer, das Auftragsdatum, die Auftragshöhe und die Bezeichnung der Leistung enthalten.
(25) Für jeden Vertrag ist eine Unterlage für die Rechnungslegung zu führen. Die Vordrucke „HVA B-StB Unterlagen für die Rechnungslegung" geben eine Gliederung dieser Unterlagen vor. Weitere Untergliederungen sind zulässig.
(26) Wenn es unzweckmäßig ist, Unterlagen unter einzelnen Gliederungspunkten beizufügen, sind die Fundstellen anzugeben.
Falls Unterlagen nicht erforderlich waren (z. B. keine Planfeststellung bei Deckenerneuerung) und deshalb nicht erstellt wurden, ist dies im Inhaltsverzeichnis anzugeben.