Abschlagsrechnungen,
Teilschlussrechnungen,
Schlussrechnung.
(2) Es ist darauf zu achten, dass Rechnungen vom Auftragnehmer übersichtlich aufgestellt, dabei die Reihenfolge der Positionen eingehalten und die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen verwendet werden (§ 14 Abs. 1 VOB/B).
(3) Die Rechnungen sind gemäß §§ 14 und 16 VOB/B zügig zu prüfen und mit den nach den Haushaltsbestimmungen erforderlichen Feststellungsbescheinigungen zu versehen.
(4) Bei Abschlagszahlungen ist die Fälligkeitsregelung des § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B (binnen 21 Kalendertagen nach Zugang) zu beachten.
diese unmittelbar nach Eingang geprüft werden,
nicht prüffähige Rechnungsbestandteile unter Angabe der Mängel unverzüglich zurückzuweisen sind,
prüffähige, nicht bestrittene Guthaben innerhalb der gesetzten Frist (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B) zur Vermeidung von Verzugszinsen als Abschlagszahlung auf die Schlussrechnung auszuzahlen sind,
prüffähige, aber bestrittene Rechnungsbestandteile zurückzuweisen sind.
(6) Die Dokumentation der Bearbeitung der Schlussrechnung erfolgt nach dem Vordruck HVA B-StB „Bearbeiten Schlussrechnung". Dessen Bearbeitung beginnt mit dem Tag der Meldung der Fertigstellung durch den Auftragnehmer. Dabei ist beachten, dass alle Feststellungen so rechtzeitig vorzunehmen sind, dass spätestens innerhalb der in Ziffer 3 der Besonderen Vertragsbedingungen festgelegten Frist nach dem Zugang der Schlussrechnung entweder die Schlusszahlung geleistet oder Einwendungen zur Prüfbarkeit geltend gemacht werden können.
Der im Vordruck „HVA B-StB Bearbeiten Schlussrechnung" dargestellte Ablauf gilt nur bei Vorlage der Schlussrechnung durch den Auftragnehmer. Bei Erstellen der Schlussrechnung durch einen vom Auftraggeber beauftragten Dritten ist durch den Auftraggeber sicherzustellen, dass der mit der Erstellung der Schlussrechnung beauftragte externe Dritte die Anforderungen hinsichtlich der Prüfbarkeit erfüllt.
Nach Vorlage der Schlussrechnung durch den Auftragnehmer ist die formale Prüfung mit Vordruck „HVA B-StB Checkliste Formale Prüfung Schlussrechnung" vorzunehmen. Ist die Schlussrechnung formal nicht prüffähig, ist sie an den Auftragnehmer unter Fristsetzung mit der Bitte um Überarbeitung zurückzusenden. Eine formal prüffähige Schlussrechnung ist im Anschluss inhaltlich mit Vordruck „HVA B-StB Checkliste Inhaltliche Prüfung Schlussrechnung" zu prüfen. Ist die Schlussrechnung inhaltlich nur teilweise prüffähig, ist dieser Teil abschließend zu prüfen und der sich ggf. daraus ergebende Betrag an den Auftragnehmer in Form einer Abschlagszahlung auszuzahlen. Der inhaltlich nicht prüfbare Teil ist dem AN mit Fristsetzung zur Überarbeitung zu übersenden.
Im Rahmen der Übersendung einer formal bzw. inhaltlich nicht oder nur teilweise prüffähigen Schlussrechnung unter Fristsetzung an den Auftragnehmer, ist dieser darauf hinzuweisen, dass der Auftraggeber bei Nichtvorlage die Erstellung der Schlussrechnung oder Teilen derselben gemäß § 14 Abs. 4 VOB/B zu seinen Lasten durch einen beauftragten Dritten erstellen lassen kann.
(7) Bei der Prüfung der Rechnung sind alle Bestandteile des Vertrages und die Ergebnisse der Vertragsabwicklung zu berücksichtigen.