1. Entgegennahme der Verpflichtungserklärung
Die Verpflichtungserklärung ist eine einseitig empfangsbedürftige öffentlich-rechtliche Willenserklärung und ist grundsätzlich auf dem amtlich vorgeschriebenen, fälschungssicheren und bundeseinheitlichen Formular in der jeweils geltenden Fassung abzugeben.
Die Verpflichtungserklärung eines Verpflichtungserklärenden, der im Bundesgebiet lebt, wird grundsätzlich von der Ausländerbehörde, die für den vorgesehenen Aufenthaltsort des Ausländers zuständig ist, entgegengenommen. Sie kann entweder in Schriftform oder auf elektronischem Wege in elektronischer Form abgegeben werden (zur elektronischen Abgabe siehe oben unter B.).
Sofern der Verpflichtungserklärende in dem Bezirk einer anderen Ausländerbehörde seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, nimmt diese die Verpflichtungserklärung und die erforderlichen Nachweise im Wege der Amtshilfe entgegen (Amtshilfe-ABH). Sie leitet die Unterlagen unverzüglich der zuständigen Ausländerbehörde zur dortigen Prüfung der Bonität zu. Begründete Zweifel an der finanziellen Leistungsfähigkeit des Verpflichtungserklärenden oder etwaige sonstige konkrete Anhaltspunkte, die der Erfüllung der eingegangenen Verpflichtung entgegenstehen können (z. B. Vielfach-Einladungen) sind von der Amtshilfe-ABH ebenfalls mitzuteilen. Die Amtshilfe-ABH beglaubigt die Unterschrift des Verpflichtungserklärenden und vermerkt dies auf dem bundeseinheitlichen Formular. Die zuständige Ausländerbehörde vermerkt ihrerseits das Ergebnis der Bonitätsprüfung in dem dafür im Formular vorgesehenen Stellungnahmefeld oder bittet die Amtshilfe-ABH um entsprechenden Eintrag.
Ist der zukünftige Aufenthaltsort des Ausländers noch unbekannt, ist die Ausländerbehörde für die Entgegennahme der Verpflichtungserklärung zuständig, in deren Bezirk der Verpflichtungserklärende seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat.
Der Verpflichtungserklärende hat Angaben zu gültigen und beabsichtigten weiteren Verpflichtungsklärungen sowie zur Anzahl der abgesicherten bzw. abzusichernden Personen zu machen. Bestehende Verpflichtungserklärungen, die gegenüber anderen Ausländerbehörden abgegeben wurden, sind gegebenenfalls beizuziehen und zu überprüfen.
Bei Verpflichtungserklärenden, die im Ausland leben, nimmt die für den gewöhnlichen Aufenthalt des Verpflichtungs- erklärenden zuständige deutsche Auslandsvertretung die Verpflichtungserklärung entgegen.
Wird die Erklärung in einem elektronischen Formular abgegeben, das von der Ausländerbehörde über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird, so wird dem Verpflichtungserklärenden eine Bestätigung der Abgabe elektronisch zur Verfügung gestellt.
Der Verpflichtungserklärende erhält das Original der Verpflichtungserklärung mit der Maßgabe zurück, selbst dafür Sorge zu tragen, dass der Ausländer diese erhält, um sie der für die Visumerteilung zuständigen Auslandsvertretung vorlegen zu können.