2 Vergabeverfahren - 2.5 Abschluss des Vergabeverfahrens (Seite 1)

Allgemeines

Allgemeines

(1) Eine Ausschreibung ist durch die Erteilung des Zuschlages, in Ausnahmefällen durch Aufhebung oder Beendigung eines Vergabeverfahrens nach § 177 GWB abzuschließen.

Bei freihändiger Vergabe ist sinngemäß zu verfahren.
Dabei sind die §§ 17 bis 19 der VOB/A bzw. EU VOB/A zu beachten.

Vorlage der Vergabeakten

Vorlage der Vergabeakten

(2) Soweit für die Vergabe die Zustimmung übergeordneter Stellen einzuholen ist, sind diesen die Vergabeakten so frühzeitig vorzulegen, dass die Bearbeitung bei diesen Stellen rechtzeitig vor Ablauf der Bindefrist abgeschlossen werden kann.

(3) Der übergeordneten Stelle sind mit dem Vergabevorschlag mindestens folgende Unterlagen vorzulegen:
a)

die Dokumentation (Vergabevermerk) gemäß § 20 VOB/A bzw. EU-VOB/A bis zu dieser Stufe des Verfahrens, einschl. etwaiger Schreiben, Anlagen, Vermerke und sonstige Vorgänge (z. B. angeforderte Unterlagen, Erklärungen etc., Rügeschreiben, Bieterfragen, eingeleitete Nachprüfungsverfahren), soweit sie den Vergabevorgang insgesamt oder die Angebote betreffen als Anlagen zum Vergabevermerk mit Bezug zu den Ziffern des Vergabevermerks,

b)

Text der Auftragsbekanntmachung und Angabe der Veröffentlichungsblätter,

c)

die Niederschrift über die Angebots(er-)öffnung,

d)

das für den Zuschlag vorgeschlagene Angebot einschl. eventueller Nebenangebote,

e)

alle Haupt- und Nebenangebote, auch die ausgeschlossenen oder ausgeschiedenen, mit niedrigeren Angebotsend- bzw. Wertungssummen als das Angebot nach d).
Der Ausschluss eines Angebotes mit niedrigerer Angebotsend- bzw. Wertungssumme als das Angebot nach d) ist vorab mit der vorgesetzten Stelle abzustimmen. Bei Vergaben, die dem BMVI zur Zustimmung vorzulegen sind, ist eine vorherige Abstimmung mit dem zuständigen Vergabereferat erforderlich.

f)

Preisspiegel,

g)

ein Satz Vergabeunterlagen, wie sie den Bietern zugeleitet wurden (einschl. gegebenenfalls nachgereichter Schreiben),

h)

die Haupt- oder Nebenangebote der beiden Bieter mit nächsthöheren Wertungspunkten bzw. -summen als das Angebot nach d).

Bei Übersendung der Vergabeunterlagen an das BMVI ist als Anschreiben der Vordruck HVA B-StB Zustimmung zur Vergabe (s. Vordrucke Teil 4) zu verwenden.
Die Unterlagen sind grundsätzlich elektronisch zu übersenden.

Verlängerung der Bindefrist

Verlängerung der Bindefrist

(4) Eine Verlängerung der Bindefrist ist nach Möglichkeit zu vermeiden. Dabei ist zu beachten, dass mit Ablauf der Bindefrist der Bieter an sein Angebot nicht mehr gebunden ist (§§ 146, 148 BGB).

(5) Ist vorauszusehen, dass der Auftrag ausnahmsweise nicht innerhalb der Bindefrist erteilt werden kann, so sind rechtzeitig die für eine Auftragserteilung in Betracht kommenden Bieter zu einer einheitlichen Verlängerung der Bindefrist mit Vordruck „HVA B-StB Aufforderung Bindefristverlängerung" in Textform aufzufordern. Den Bietern ist zusammen mit dieser Aufforderung der Vordruck „HVA B-StB Bindefristverlängerung" zu übersenden. Die Gründe für eine Verlängerung sind im Vergabevermerk festzuhalten. Stimmen für die Auftragserteilung in Betracht kommende Bieter der Verlängerung der Bindefrist nur unter Bedingungen zu, gilt dies als neues Angebot, das aufgrund des Verhandlungsverbots nach § 15 VOB/A bzw. EU-VOB/A nicht gewertet werden darf. Die ursprünglichen Angebote gelten bis zum Ablauf der ursprünglichen Bindefrist.

(6) Zu beachten ist, dass ein verspäteter Zuschlag (d.h. ein Zuschlag nach Ablauf der Bindefrist) und/oder ein Zuschlag, der Änderungen des Angebots enthält, z. B. der Ausführungsfristen oder einzelner Leistungen, als Ablehnung des Angebots und zugleich als neues Angebot der Vergabestelle gilt (§ 150 Abs. 2 BGB).