(1) Für die Aufforderung zur Angebotsabgabe ist bei Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte der Vordruck „HVA B-StB Aufforderung zur Angebotsabgabe", ansonsten der Vordruck „HVA B-StB EU-Aufforderung zur Angebotsabgabe" zu verwenden.
(2) Im Kopffeld der Deckseite sind Angaben zur Vergabeart, den Ablauf der Angebotsfrist sowie der Bindefrist einzutragen. Beim nationalen Vordruck sind zusätzlich – soweit nicht eine ausschließlich elektronische Angebotsabgabe zugelassen ist – die einschlägigen Angaben zum Eröffnungstermin anzugeben; ansonsten ist das Feld Öffnungstermin anzukreuzen. Beim EU-Vordruck ist ergänzend der Absendetag der EU-Bekanntmachung anzugeben.
Der Ablauf der Angebotsfrist ist möglichst nicht auf einen Tag nach arbeitsfreien Tagen zu legen. Den Unternehmen bzw. bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb den Bewerbern ist nach den Erfordernissen des Einzelfalls ausreichend Zeit für die Angebotsbearbeitung bzw. zur Ausarbeitung der Teilnahmeunterlagen zu geben. Die Mindestfristen gemäß § 10 Abs. 1 VOB/A bzw. § 10a bis § 10d EU VOB/A sind nicht als Regelfristen zu verwenden.
(3) Die Bindefrist ist realistisch unter Berücksichtigung ggf. notwendiger Einschaltung vorgesetzter Dienststellen und einer ggf. vorzunehmenden Bieterinformation festzulegen. Bei Vergaben ab den EU-Schwellenwerten ist diese gemäß § 10a EU Abs. 8 bzw. 10b EU Abs. 8 VOB/A regelmäßig auf 60 Kalendertage festzulegen. Bei nationalen Vergabe- verfahren beträgt die Bindefrist gemäß § 10 Abs. 4 VOB/A regelmäßig bis zu 30 Kalendertage. Eine längere Bindefrist ist im Vergabevermerk (siehe Abschnitt 2.0 „Allgemeines") zu begründen.
(4) Gemäß der Rechtsprechung dürfen für den Nachweis der Eignung von den Bietern im Rahmen eines Vergabe- verfahrens nur diejenigen Unterlagen (Erklärungen, Angaben, Nachweise), entweder mit Vorlage des Angebotes oder auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, verlangt werden, die bereits in der Auftragsbekanntmachung aufgeführt wurden.
Nur bei den Vergabeverfahren, bei denen es keine Auftragsbekanntmachung gibt (Freihändige Vergabe, beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb, Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb) dürfen in der Aufforderung bzw. EU-Aufforderung zur Angebotsabgabe solche Unterlagen verlangt werden. In Abhängigkeit davon, ob diese Unterlagen mit dem Angebot oder auf gesondertes Verlangen vorgelegt werden sollen, ist dies durch Ankreuzen in Nr. 3.1 bzw. 3.4 anzugeben sowie die entsprechenden Angaben in dem beizufügenden Vordruck „HVA B-StB Vorzulegende Unterlagen" zu machen.
(5) In § 8 Abs. 2 Nr. 5 der VOB/A bzw. in § 8 EU Abs. 2 Nr. 5 VOB/A wird geregelt, dass der Auftraggeber an zentraler Stelle alle Unterlagen zu benennen hat, welche von den Bietern im Laufe des Vergabeverfahrens vorzulegen sind. Diese zentrale Stelle stellt der Vordruck „HVA B-StB Vorzulegende Unterlagen“ dar. In diesem sind in insgesamt drei Abschnitten korrespondierend zu den Ziffern 3.1, 3.2 und 3.4 der Aufforderungsschreiben abschließend diejenigen Unterlagen aufgeführt, welche zu einem bestimmten Zweck und Zeitpunkt vorzulegen sind. Die regelmäßig vorzulegen- den Unterlagen sind dabei bereits vorab angekreuzt (Abschnitt 1) bzw. aufgeführt (Abschnitt 3). Individuell zu fordernde Unterlagen sind in den Freitextfeldern zu verlangen.
Abschnitt 1: Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen
Abschnitt 2: Mit dem Angebot auf gesonderter Anlage vorzulegende Unterlagen zu den Zuschlagskriterien
Abschnitt 3: Unterlagen, die auf gesondertes Verlangen vorzulegen sind
Die Anzahl der mit dem Angebot vorzulegenden Unterlagen sollten auf das notwendige Mindestmaß reduziert sein, damit die Prüfung und Wertung der Angebote in einem ersten Schritt vereinfacht wird und der Aufwand für die Bieter sich reduziert. Zu beachten ist, dass – wenn nicht von der in Nr. 3.3 gebotenen Möglichkeit Nachforderungen auszuschließen Gebrauch gemacht wird – mit dem Angebot verlangte unternehmensbezogene Unterlagen nachverlangt werden müssen.