Rahmenvereinbarungen werden nach einem der in der VOB/A festgelegten Vergabeverfahren vergeben und können mit nur einem oder – in besonderen Fällen – mit mehreren Auftragnehmern abgeschlossen werden.
In einer solchen Vereinbarung werden die Bedingungen für die Einzelaufträge festgelegt, die im Laufe eines bestimmten Zeitraumes vergeben werden sollen, insbesondere über in Aussicht genommene Leistungsinhalte, Preise und voraussichtliche Mengen. Die Mengen sind so genau wie möglich zu ermitteln.
Bei Rahmenvereinbarungen wird/werden der/die Auftragnehmer für eine bestimmte Zeit verpflichtet, definierte Leistungen auf Abruf (Einzelauftrag) zu den in der Rahmenvereinbarung festgelegten Bedingungen auszuführen.
Bei Rahmenvereinbarungen, die mit mehreren Auftragnehmern abgeschlossen werden, erfolgt die Vergabe der Einzelaufträge nach den in den Ausschreibungsunterlagen der Rahmenvereinbarung festgelegten objektiven Bedingungen (z. B. Preis, Verfügbarkeit, Lieferzeiten) für die Auswahl des jeweiligen Auftragnehmers. Die Einhaltung der Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ist im Vergabevermerk zu dokumentieren.
Werden bei einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Auftragnehmern nicht in der Rahmenvereinbarung festgelegte Leistungen erforderlich, erfolgt die Vergabe der Einzelaufträge in einem Wettbewerb zwischen diesen Auftragnehmern, sofern die Zusatzleistung nicht zwingend zur Vervollständigung der Leistungen des Einzel- auftrages erforderlich ist.
Eine Rahmenvereinbarung kann abgeschlossen werden, wenn definierte Leistungen wiederholt über einen bestimmten Zeitraum zu erbringen sind.
Die Rahmenvereinbarungen können auch getrennt für die einzelnen Auftraggeber geschlossen werden. In diesem Fall ist die geschätzte Gesamtvergütung entsprechend aufzuteilen.
Für regelmäßig wiederkehrende Bauunterhaltsarbeiten, deren Umfang möglichst zu umgrenzen ist, kann die Rahmenvereinbarung auch im Auf- und Abgebotsverfahren (Auf- oder Abgebot des Bieters zu vom Auftraggeber standardmäßig vorgegebenen Preisen) abgeschlossen werden.
Das Auftragsvolumen pro Jahr ist aus den Baubedarfsnachweisungen sowie den Erfahrungswerten aus der Abwicklung von Bauunterhaltungsarbeiten der Vorjahre zu ermitteln.
Der örtliche Geltungsbereich ist in einem Liegenschaftsverzeichnis festzulegen, das alle Liegenschaften enthält, auf die sich die Rahmenvereinbarung erstrecken soll.
Wenn die Rahmenvereinbarung im Namen mehrerer Auftraggeber (z. B. Bundesrepublik Deutschland, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Forschungsanstalten) geschlossen werden soll, sind hier alle Auftraggeber (juristische Person und letztvertretende Stelle) aufzuführen. Ein Verzeichnis mit den Kontaktdaten und vollständigen Vertretungsformeln ist als Anlage beizufügen und unter A) aufzuführen.
Wenn die Rahmenvereinbarung im Namen mehrerer Auftraggeber geschlossen werden soll, ist das von den weiteren Auftraggebern geschätzte Auftragsvolumen abzufragen und in die Berechnung einzubeziehen. Auftrag- geber, die keine derartigen Angaben zur Verfügung stellen, sind weder als Vertragspartner der Rahmenvereinbarung zuzulassen, noch ist Ihnen die Erteilung von Einzelaufträgen aus der Rahmenvereinbarung zu gestatten.