Alle schriftlich zugegangenen Angebote sind auf dem Umschlag mit Datum und Uhrzeit des Eingangs zu kennzeichnen und unmittelbar, unverzüglich und ungeöffnet dem für die Verwahrung zuständigen Bediensteten zuzuleiten, der an der Vergabe nicht beteiligt sein darf. Die elektronischen Angebote müssen einen Zeitstempel der e-Vergabeplattform aufweisen und sind verschlüsselt aufzubewahren.
Die Angebote sind bis zum (Er)Öffnungstermin unter Verschluss zu halten.
Ist die Abgabe schriftlicher Angebote zugelassen, sind in Ausschreibungsverfahren nach Abschnitt 1 der VOB/A (öffentliche Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb) Bieter und/oder deren Bevollmächtigte zugelassen.
In allen anderen Vergabeverfahren findet der Öffnungstermin ohne Beteiligung von Bietern und/oder deren Bevollmächtigten statt.
Der Öffnungstermin ist unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist, ein Eröffnungstermin pünktlich zu dem vorher festgelegten Zeitpunkt, durchzuführen.
Es müssen stets zwei Vertreter der ausschreibenden Stelle anwesend sein. Beide Personen sollen weder an der Bearbeitung der Vergabeunterlagen noch an der Vergabe oder der Vertragsabwicklung beteiligt sein.
Der (Er)Öffnungstermin ist von einem Bediensteten der ausschreibenden Stelle (Verhandlungsleitung) zu leiten. Zur Unterstützung der Verhandlungsleitung ist eine Schriftführung hinzuzuziehen, die eine Niederschrift nach Formblatt 313 anzufertigen hat.
Die Verhandlungsleitung hat sich vor Öffnung des ersten Angebots zu vergewissern, ob alle auf die Aus- schreibung hin eingegangenen schriftlichen Angebote ungeöffnet und alle elektronischen Angebote verschlüsselt vorliegen.
Verspätet eingegangene Angebote sind als solche zu bezeichnen. Ihr Inhalt ist auch bei Durchführung eines Eröffnungstermins nicht zu verlesen. Die Umstände des verspäteten Eingangs sind im Formblatt 313 unter Abschnitt III zu vermerken.
Sind nur Angebote in elektronischer Form zugelassen, sind gleichwohl vorgelegte schriftliche Angebote wie verspätet eingegangene Angebote zu behandeln.
Im (Er)Öffnungstermin sind die Angebote mit allen Anlagen auf geeignete Weise (z.B. durch Lochen oder bei elektronisch übermittelten Angeboten durch geeignete Verschlüsselungsverfahren) so zu kennzeichnen, dass nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen verhindert werden. Ein Angebot, das nachweislich vor Ablauf der Angebotsfrist dem Auftraggeber zugegangen war, aber aus vom Bieter nicht zu vertretenden Gründen der Verhandlungsleitung nicht vorgelegen hat, ist unmittelbar der Verhandlungsleitung und seiner Schriftführung vorzulegen. Diese haben festzustellen, ob der Umschlag des Angebots unversehrt bzw. das Angebot ver- schlüsselt ist. Die Umstände der nicht fristgerechten Vorlage sind im Formblatt 313 unter Abschnitt III aktenkundig zu vermerken.
In der „Zusammenstellung der Angebote“ sind ausschließlich die dort aufgeführten Angaben festzuhalten:
Name und Anschrift der Bieter, Endbeträge der Angebote oder einzelner Lose, Preisnachlässe ohne Bedingungen sowie die Anzahl der Nebenangebote.
Werden von einem Bieter mehrere Hauptangebote eingereicht, sind diese jeweils in gleicher Weise zu pro- tokollieren.
Die unter Nummer 2.2.1 aufgeführten Angaben sind im Eröffnungstermin auch vorzulesen. Die zu verlesenden Angaben sind grundsätzlich dem Angebotsschreiben zu entnehmen. Der Angebotspreis für die Instandhaltung ist mit zu verlesen. Bei Rahmenvereinbarungen für den Bauunterhalt nach § 4 Absatz 4 VOB/A Abschnitt 1 sind nur die Auf- bzw. Abgebote zu verlesen.